Het is eigenlijk heel logisch: als je systematisch te werk gaat, hou je overzicht, weet je wat er moet gebeuren. Als je systematisch te werk gaat, hou je zaken simpel. Je hoeft niet elke keer na te denken over de volgende stap, die weet je al. En als je minder over dat soort zaken na hoeft te denken, hou je meer denkkracht over voor zaken die er werkelijk te doen. Een systeem – of ‘een doelmatig samenhangend patroon’ zoals Wikipedia het verwoordt, geeft richting én ruimte.
Daarom in deze mail een simpel systeem voor iets waar je altijd mee te maken hebt: je mailbox. Ik ga je 5 simpele stappen geven die je helpen om je inbox leeg te krijgen en ‘m ook leeg te houden.

Vraagje: hoeveel mails heb je op dit moment in je inbox?

Als je zojuist ineengekrompen bent, dan is er een probleem…

blank
foto via Flickr, met dank aan Marie-Chantale Turgeon

Als je het druk hebt – en als promovendus is dat eigenlijk bijna altijd het geval – dan kan onbeantwoorde mail en een volle inbox je behoorlijk afhouden van het werk dat je moet doen. Daarom 5 simpele stappen die je voor altijd van het probleem van een overvolle mailbox afhelpen, zodat je meer denkruimte overhoudt voor de zaken die er echt te doen: je onderzoek.

Stap 1: check je email niet, maar VERWERK je email

Je inbox is geen opslagplaats of een to-do-lijst. Het is een plek waar je binnenkomende mails vastlegt en verzamelt, die je vervolgens VERWERKT, zodat de mails waarop actie ondernomen moet worden gedaan worden, de mails die je later wellicht nog nodig hebt op een goede plek bewaard worden en dat alle overige mails verwijderd worden!

Als je inkomende mails op een goede manier verwerkt, kun je altijd een lege inbox hebben aan het eind van de dag.

Stap 2: zorg voor vaste tijdstippen waarop je je email verwerkt

Als je je gedurende de dag continu laat afleiden, dan weet je zeker dat je niet productief zult zijn. Dus zorg dat je mail niet automatisch binnenkomt, en zeker niet automatisch  op je scherm verschijnt, al dan niet met een teller. Als je een smartphone hebt, kan het handig zijn om je mail daarop uit te zetten.
Vervolgens kun je bepalen hoe vaak per dag je je mail gaat verwerken. Kies een frequentie die bij jou past, maakt niet uit of dat twee keer per dag of twee keer per week is. Als het maar een frequentie is die bij jou past.

Stap 3: stel jezelf de volgende 3 vragen als je je mail aan het verwerken bent:

– Moet ik hier actie op ondernemen?
– Moet ik deze mail bewaren voor een later moment?
– Kan ik deze mail weggooien?

Als je jezelf deze drie vragen stelt, zul je waarschijnlijk gaan ontdekken dat je maar op 1% van je mails actie hoeft te ondernemen.

Stap 4: Creëer folders voor je mails, zodat je weet op welke mails je actie moet ondernemen, en bewaar de mails die je later nodig hebt op een plek waar je ze later gemakkelijk terug kunt vinden

Het is belangrijk om de mails die om actie of follow up vragen te scheiden van de mails die je kunt deleten.

Mijn suggestie is om drie soorten mappen te maken:
@actie voor mails waar je op moet antwoorden en wat iets langer duurt dan een paar minuten (wat je binnen een minuut of twee kunt doen is handig om onmiddellijk te doen,  tenminste, als je het doet op het moment dat je je mail daadwerkelijk aan het verwerken bent)
@lezen/bekijken is voor de mails die je op een later moment gaat verwerken
@wachten op is voor mails waar je op een antwoord wacht
Als je deze mappen hebt, betekent dat dat je in één oogopslag kunt zien met welke mails je nog iets moet doen.

En wat dan met de mails die je wilt bewaren? Wat daarbij belangrijk is, is om een PAAR grote verzamelmappen te maken waar je mails bewaart. En het is belangrijk om het SIMPEL te houden, het is niet de bedoeling dat je enorm moet gaan nadenken waar je dan precies een mail moet bewaren. Dat maakt namelijk dat je tijdens het verwerken van je mails langzamer wordt, en dat is nou net niet de bedoeling. En het voordeel van mail: er is altijd nog een zoekfunctie.

Een paar suggesties voor de verzamelmappen:
Werk
Persoonlijk
Veilig – een plek waar je logins, paswoorden, bevestigingen van tickets, enzovoort kunt bewaren
Algemeen

Bonus tip
Het is het handigst om al je mappen te kunnen zien, zonder dat je hoeft te scrollen. Een extra reden om maar een paar mappen te maken. De belangrijkste sleutel om te zorgen dat dit daadwerkelijk voor je werkt, is ervoor zorgen dat het voor jou GEMAKKELIJK te doen moet zijn.

Stap 5: Je inbox elke dag naar NUL
Deze stap gaat alleen maar werken als je het consequent volhoudt.

Wat zijn de 5 stappen?
1.     Check je email niet, maar zorg dat je je mail VERWERKT
2.     Zorg voor vaste tijden waarop je je mail verwerkt en zorg dat je mail uit is op alle andere momenten
3.     Stel jezelf de volgende drie vragen als je je mail aan het verwerken bent:

  • Moet ik hier actie op ondernemen?
  • Moet ik deze mail bewaren voor een later moment?
  • Kan ik deze mail weggooien?

4.     Zorg voor mappen, zodat je weet waar je mails hebt bewaard en je zeker weet dat je mail weer kunt terugvinden
5.     Maak hier een dagelijkse gewoonte van, en je hebt elke dag een lege inbox!

blank
Wat nu te doen?
1.     Beslis hoe vaak je je mail wilt gaan VERWERKEN en hou je aan dat schema.
2.     Maak folders
3.     Gebruik de drie vragen om je inbox leeg te houden
4.     En als je dit gedaan hebt: geef jezelf een schouderklopje!

Ik hoor graag of het je gelukt is.

Mijn suggestie: doe het NU! Stel je eens voor hoe je je voelt als je dit daadwerkelijk hebt gedaan, als je inbox leeg is en je zeker weet waar je nog actie op moet ondernemen. Dit zijn simpele stappen die je vandaag kunt zetten en die onmiddellijk resultaat geven.

En welke systemen ga je opzetten zodat je meer grip krijgt op je promotie? Ik weet zeker dat je er genoeg kunt bedenken!

 

Wil je op de hoogte blijven van alle handige tips, trucs en tools? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van Louter Promoveren en ontvang bovendien 321 #promotietips en maak óók nog eens kans op een promotie-succes-sessie! Klik hier.    

Schrijf je in voor gratis promotietips

blank

1 reactie

  1. Hallo,
    Ik heb dit meteen toegepast en 3 vaste emailverwerkmomenten in mijn agenda gezet. Bovendien om het niet te vergeten heb ik in het kort boven mijn bureau een “email code of conduct” opgehangen met daarin: 1) email doe je alleen op vaste tijden 2) je stelt jezelf 3 vragen tijdens het verwerken (actie, weg, bewaar) 3) Inbox elke dag op 0.
    Daarnaast heb ik ook nog wat mappen in mijn email aangepast en er een flink aantal verwijderd.
    Heerlijk dit geeft rust.

Geef een antwoord

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Required fields are marked *

Plaats reactie