Heb je het steeds drukker? Doe dan minder! Dat is het advies van Laura Stack, auteur van ‘What to do when there’s too much to do‘. Structureel overwerken – wat veel academici doen – als je het toch al druk hebt is het slechtste wat je kunt doen. Je wordt dan alleen maar minder productief, in plaats van productiever. Onlangs verscheen een artikel over haar boek in Psychologie magazine, de belangrijkste informatie over haar methode vind je hier.
Om het werk te doen wat je gedaan wilt krijgen, heb je volgens Stack 4 stappen nodig:
1. Bepaal wat echt belangrijk is.
- draag taken die niet bij je taakomschrijving horen over
- werk met twee to-do lijsten: op de ‘hoofdlijst’ komen taken die op lange termijn afmoeten, op de ‘daglijst’ komen taken die je die dag wilt doen, bijvoorbeeld deeltaken van de grote projecten op je hoofdlijst. Aan het eind van iedere werkdag verplaats je een aantal taken van de hoofdlijst naar de daglijst van de volgende dag
- maan een ‘niet-meer-doen-lijst’, met daarop alles wat veel tijd kost, maar niet veel oplevert. Zoals het eindeloos herschrijven van je artikel of meer dan een paar keer per uur je mail en Facebook checken.
2. Reserveer tijd
- leer jezelf dagelijkse routines aan, bijvoorbeeld tijden waarp je schrijft, overlegt, je mail checkt. Moeilijke taken ‘s ochtends, makkelijke taken ‘s middags in verband met je energie
- stel jezelf tussentijdse deadlines, dat zorgt dat je niet eindeloos blijft uitstellen.
- sla eens een overleg over, en als je wel overlegt, spreek dan een heldere eindtijd af
3. Zorg dat je niet continu wordt onderbroken
- spreek met je collega’s momenten af waarop je niet met elkaar praat, bijvoorbeeld in de ochtend als je de meeste energie hebt.
- bepaal zelf wanneer je wordt gestoord, multitasken is niet productief. Laat email, Facebook en je telefoon uit, lees de berichten alleen op bepaalde tijden en laat collega’s weten wanneer je wel of niet beschikbaar bent.
- omzeil je valkuilen, en ga gewoon aan de slag, productiviteit is belangrijker dan perfectie, zaken verbeteren kan altijd nog.
4. Verwerk informatie efficiënt
- schrijf goede ideeën gelijk op
- zorg dat je de ‘losse eindjes’ informatie niet in je hoofd hebt, maar schrijf ze op
- handel wat je gelijk af kunt handelen gelijk af, duurt het langer dan 3 minuten, zet het dan op je takenlijst. Een beproefde methode van de productiviteitsgoeroe David Allen van ‘Getting things done’.
- blijf je systeem verbeteren, kijk hoe je taken waar je tegenop ziet makkelijker kunt maken of vraag hulp van iemand die het wél leuk vindt om te doen.
Laat je me weten of je er je voordeel mee kunt doen?
Wil je op de hoogte blijven van alle handige tips, trucs en tools? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van Louter Promoveren en ontvang bovendien 321 #promotietips en maak óók nog eens kans op een promotie-succes-sessie! Klik hier.
Schrijf je in voor gratis promotietips
