schrijven

Heel veel mailtjes. Ik ken eigenlijk niemand die er niet over klaagt, over al die mails. En over al het gedoe dat dat mailen met zich meebrengt. De misverstanden die ontstaan, de frustratie als er niet wordt gereageerd,

Een aantal handige tips om al dat mailverkeer in goede banen te leiden. Tien om precies te zijn.

Tip 1 Zorg voor een duidelijke subjectregel
Mensen beslissen of ze een mail openen vaak aan de hand van het onderwerp. Is dat niet helder, dan is de kans groot dat je mail niet gelezen wordt.

Kies dus iets waaruit duidelijk wordt waar je mail over gaat:

  • feedback gevraagd op tekst
  • nieuwe datum voor afdelingsoverleg
  • snelle vraag over je presentatie

Tip 2 Wees voorzichtig met ‘reply to all’
Je weet het zelf ook: al die mails die eigenlijk niet voor jou bedoeld zijn, maar die je wel krijgt omdat iemand op de ‘reply to all’-knop heeft gedrukt. Simpelweg niet doen. Alleen maar iedereen replyen als de mail ook voor echt iedereen relevant is.

Tip 3 Gebruik een professioneel mailadres
Mailen naar die buitenlandse professor met een mailadres als ‘twinkeltje@…’ of ‘rammsteinfan@…’. Niet doen. Je komt simpelweg niet professioneel over. Zorg dus voor een professioneel adres of gebruik het adres van de universiteit waar je aan verbonden bent.

 Tip 4 Wees voorzichtig met het gebruik van uitroeptekens
Gebruik niet teveel uitroeptekens, of liever gezegd, gebruik ze alleen bij uitzondering. Uitroeptekens kunnen emotioneel of onvolwassen overkomen, en dat is niet de uitstraling die je als onderzoeker wilt hebben.

 Tip 5 Wees voorzichtig met het gebruik van humor
Humor in mails gaat snel verloren, omdat er geen gezichtsuitdrukking of intonatie bij zit. Geschreven tekst is nu eenmaal iets anders dan gesproken tekst. Bovendien: wat jij denkt dat grappig is, hoeft dat voor de ander niet te zijn.

Tip 6 Voeg het mailadres als laatste toe
Het is je vast wel eens overkomen: per ongeluk op de verzendknop gedrukt terwijl dat niet de bedoeling was. Simpele remedie: vul het mailadres als laatste in. Als je replied op een mail haal je dus eerst het mailadres weg en vult het later pas in. Dan kan er niets mis gaan.

Tip 7 Mail nooit als je emotioneel bent
Als je emotioneel bent – boos, verdrietig, gefrustreerd, wat dan ook – mail dan niet. Wacht tot je weer kalm bent. Wat je in je emotie schrijft, doet over het algemeen meer kwaad dan goed en veroorzaakt veel (onnodig) leed.

 Tip 8 Herlees je mail voor dat je ‘m verstuurt
Als je fouten maakt in je mail, zullen je lezers dat zien. En – afhankelijk van wie de lezer is – zullen ze daar een oordeel over hebben. Daar zit je niet op te wachten.

Vertrouw niet alleen maar op je spellingchecker, dat geeft niet voldoende zekerheid dat er geen fouten in je tekst zullen staan.

Tip 9 Niets is vertrouwelijk, dus wees voorzichtig met wat je schrijft
Elke elektronische boodschap laat een spoor achter. En bovendien weet je nooit waar en bij wie je mail terecht zal komen. Neem daar dus geen risico’s mee, schrijf niets in een mail waarvan je niet wilt dat iemand het ziet.

Tip 10 Dubbelcheck dat je de mail aan de juiste persoon stuurt
In veel mailprogramma’s wordt een naam automatisch aangevuld als je die begint te typen in het adresveld. Een foutje is dus zo gemaakt. Voor dat je het weet stuur je de mail naar de verkeerde, en dat kan heel ongemakkelijk zijn voor zowel de ontvanger als voor jouzelf.

Heb je nog meer tips? Schrijf ze in het commentaar, dan kunnen anderen er ook van profiteren.

En wil je je mailbox goed op orde houden? Lees dan deze blog. Die gaat je helpen om je mailbox elke dag op nul te krijgen en te houden. En ik weet uit ervaring: dan ga je toch met een lekkerder gevoel naar huis.

 

Wil je op de hoogte blijven van alle handige tips, trucs en tools? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van Louter Promoveren en ontvang bovendien 321 #promotietips en maak óók nog eens kans op een promotie-succes-sessie! Klik hier.    

Schrijf je in voor gratis promotietips

blank

Geef een antwoord

Je email adres wordt niet gepubliceerd. Required fields are marked *

Plaats reactie