Er is een blog dat ik met enige regelmaat lees, dat van Leo Babauta. Het heet zen habits en gaat – kort door de bocht – over het versimpelen van het leven, zodat er minder in de weg zit. Onlangs schreef Scott Young een gastblog: The Really Simple Way to Get Work Done. Ik raakte er zo door geïnspireerd, dat ik de inhoud graag met je deel.
Productief zijn is makkelijker gezegd dan gedaan
Adviezen die te maken hebben met productiviteit en timemanagement gaan vaak over twee dingen: ze gebruiken slogans (Zorg dat je het nu doet!) die op de lange termijn niet werken, of ze gebruiken systemen als Getting Things Done die heel goed werken, maar die veel discipline vragen. Scott Young geeft een derde alternatief. Hij claimt dat hij de psychologie van het uistelgedrag gebruikt, en dat het systeem zo simpel is, dat je het zo kunt gebruiken. Hoe zit dat?
Foto van Flcikr, met dank aan Toettoet
De psychologie van uitstelgedrag
Iedereen stelt dingen uit. En als je vraagt waarom, dan wordt vaak gezegd dat het te maken heeft met te weinig zelfdiscipline of te weinig motivatie. Maar veel mensen zijn absoluut niet lui, en dus – zo zegt Scott – zijn er andere redenen om uit te stellen. Scott noemt er drie:
- Niet weten wanneer te stoppen
Uitstelgedrag gaat meestal niet over niet weten wanneer je moet beginnen, het heeft meer te maken met niet weten wanneer je moet stoppen. Dat klinkt niet logisch, omdat je natuurlijk eerst moet beginnen voordat je kunt stoppen. Maar wat blijkt: een grote angst bij uitstelgedrag is een eindeloze to-do-lijst. Je krijgt alleen al stress van het idee dat er nog zoveel werk te doen is, en dat als je eenmaal gaat beginnen je alleen maar nog beter ziet wat er allemaal nog meer moet gebeuren, dat je maar liever helemaal niet begint, nu iets doen helpt eigenlijk niet echt.
Een manier om aan dit mechanisme te ontkomen, is om een duidelijk gedefinieerd eindresultaat voor je werk te hebben. Als helder is wat er gedaan moet worden, is het makkelijker om daadwerkelijk datgene te doen wat moet gebeuren.
- Werk meten in uren, niet in taken
Je werk in uren meten komt uit het industriële tijdperk. Als je werk gebaseerd is op creativiteit en kennis (en dat is je promotie), dan is de hoeveelheid tijd die je aan iets besteedt eigenlijk niet belangrijk. Het is veel belangrijker dat je een taak afrondt, de hoeveelheid tijd is eigenlijk niet relevant. Focus dus op taken, zodat je weet wanneer je werk klaar is, en richt je niet op (verspilde) uren.
- Gebruik maken van timemanagement
Het idee om gebruik te maken van timemanagement is eigenlijk een heel slecht idee. Is het niet veel logischer om te kijken naar energiemanagement? Het gaat namelijk om de hoeveelheid energie die iets kost, en niet om de hoeveelheid tijd. Als je je ergens heel enthousiast over bent, of als je heel erg gefocust bent, dan krijg je drie keer zoveel werk gedaan dan als dat niet het geval is. Terwijl zestien uur werken in plaats van acht gegarandeerd tot een burn-out leidt.
Als je vanuit dit perspectief kijkt, komt uitstelgedrag dus omdat je moe bent. Als je dus kunt werken met de energie die je hebt en vervolgens zorgt dat je ook tijd neemt om je energie weer aan te vullen, zul je beter presteren.
flowchart van http://ehdom.com
Waar leidt dit toe?
Een simpele manier om werk gedaan te krijgen is dus aan de hand van de volgende drie principes:
- weet wanneer je moet stoppen
- werk en denk in taken, niet in tijd
- maak gebruik van energiemanagement
Hoe zet je dat om in een systeem?
- Maak aan het eind van elke week een nieuwe to do-lijst met de titel wekelijkse doelen; zet daar alles op wat je de komende week wilt bereiken.
- Maak aan het eind van elke dag een nieuwe to do-lijst met de titel dagelijkse doelen; zet daar taken op van je wekelijksedoelenlijst en van je dagelijkse routines.
- Focus je gedurende je werkdag alleen maar op het afmaken van je dagelijksedoelenlijst. Doe net alsof je andere werk niet bestaat. Als je klaar bent met je dagelijksedoelenlijst ben je klaar voor die dag, en mag je geen ander werk meer doen.
Deze manier van werken helpt je om beter te focussen om alles gedaan te krijgen, en bovendien kun je je zonder schuldgevoel ontspannen als je klaar bent. Bovendien ben je gemotiveerder om je werk daadwerkelijk gedaan te krijgen dan met de ouderwetse oneindig lange to do-lijsten die maar niet af komen. Niets geeft zo’n prettig gevoel als het af hebben van je lijst.
Bovendien: door wekelijkse doelen te stellen voorkom je mega-uitstelgedrag, de dagelijkse doelen zorgen dat je geen belangrijke dingen over het hoofd ziet. En je weet dat je nog steeds op het goeie spoor zit, ook al ontspan je je tussendoor een keer omdat je vroeg klaar bent.
En niet onbelangrijk: het systeem is makkelijk toe te passen.
Bonus
Je kunt dit systeem natuurlijk aanpassen door je taken te verdelen in moeilijke, belangrijke taken en makkelijke, minder belangrijke taken. Op je dagelijksedoelenlijst zet je dan een aantal taken die je normaalgesproken uitstelt. Vervolgens kun je – als je klaar bent met je lijst – nog een aantal dingen doen die je makkelijk vindt. Zo kun je ook je dag volmaken, als je niet zomaar eerder weg kunt gaan…
Scott geeft aan dat hij veel minder stress heeft sinds hij met dit systeem werkt. En dat klinkt toch als een heel prettig vooruitzicht.
Wil je op de hoogte blijven van alle handige tips, trucs en tools? Schrijf je dan in voor de nieuwsbrief van Louter Promoveren en ontvang bovendien 321 #promotietips en maak óók nog eens kans op een promotie-succes-sessie! Klik hier.
Schrijf je in voor gratis promotietips